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Le contrôle interne comptable

 


Le diagnostic des risques et
l’organigramme fonctionnel

Odicé permet d’évaluer un taux de risque dans chacun des grands domaines ou cycles de l’activité comptable.

Ce taux est calculé après chaque réponse apportée à des questions ciblées.
Certaines questions jugées particulièrement importantes ont été pondérées et leur valeur compte double dans le calcul du taux de risque. Elles apparaissent en gras dans l’outil.

Remarque : les questions ne donnent pas lieu à jugement de valeur, elles sont là pour proposer un constat. Ce n’est pas parce que la réponse est négative que le comptable n’est pas compétent. Il ne s’agit nullement d’un outil d’évaluation (ni du comptable, ni des personnels).
De la même manière, une réponse négative n’implique pas obligatoirement qu’il faudra nécessairement agir. C’est au comptable, en estimant le niveau de risque et de responsabilité qu’il accepte de prendre, de fixer des objectifs et des priorités.

Important : Il n’est pas indispensable de répondre à toutes les questions. Ainsi, lorsqu’au sein d’un même onglet, une question est inapplicable à votre agence comptable, il est préférable de ne cocher aucune réponse, sous peine de fausser le pourcentage final de risque relatif.
De la qualité de l’auto-diagnostic découlera l’élaboration du plan d’action.

Accéder au téléchargement d'Odicé
À noter : un modèle d'organigramme fonctionnel est disponible dans ODICÉ

Précisions relatives à l’organigramme fonctionnel

L’organigramme fonctionnel se distingue de l’organigramme hiérarchique.
On ne décrit pas ici les missions attribuées à telle personne mais on répond à la question : «Qui fait quoi dans une chaîne d’opérations ?» et encore : «En cas d’absence de la personne responsable d’une tâche, qui la remplace ? »

On part donc de la tâche et non de la personne pour établir l’organigramme fonctionnel.
Il permet de mettre en évidence la présence ou l’absence de ruptures dans les chaînes d’opérations et plus particulièrement pour les tâches sensibles. Il permet également de s’assurer que l’ensemble des tâches de l’agence est bien couvert.
Son importance sera relative en fonction de la taille de la structure et du nombre de personnes. En conséquence, il sera plus ou moins détaillé mais il reste un élément clé pour aboutir à une meilleure maîtrise des risques.

Remarque : en fonction de la taille de la structure "agence comptable", du nombre de collaborateurs et de leurs compétences respectives, l'attribution des fonctions et tâches aux agents des services financiers devra se faire avec l'objectif de réduire le risque d’erreurs, de détournement ou de malversation. Ainsi, lorsque cela est possible, un même agent n'interviendra pas à tous les stades d'une même chaîne budgétaire et comptable. Il est effectivement déconseillé de confier à un même agent la phase administrative de la dépense ou de la recette et la phase comptable (liquidation, constatation et paiement ou encaissement). Une solution consiste par exemple à confier à un agent la comptabilité budgétaire (i.e. dépenses et recettes) et à un autre agent ou au comptable, la comptabilité générale et les mouvements de trésorerie. Si un partage n'est pas possible, ce sera au sein du plan d'actions que le comptable programmera des contrôles inopinés ou périodiques afin de s'assurer que le risque est réduit.