Gestion des téléservices

Ouverture / Fermeture des téléservices

Le menu « Ouverture / fermeture » permet d'abord au chef d'établissement (ou à la personne qui dispose des mêmes droits) d'activer les téléservices sur l'établissement sélectionné (cas des cités scolaires).

Il suffit de cliquer sur le bouton "Activer les Téléservices" :

L'activation peut prendre plusieurs secondes :

Attention

Cette action est obligatoire pour les établissements qui utilisent l'ENT Savoirs Numériques 5962.

Complément

Après avoir activé les téléservices, ce menu permet d'ouvrir et de fermer chacun des téléservices mis à disposition pour l'établissement. Il est important de cliquer sur "Valider" pour enregistrer le ou les choix.

Remarque

  • Pour pouvoir choisir un téléservice, l'établissement doit utiliser l'application SIECLE correspondante. Par exemple le téléservice « Consultation des notes » ne peut être choisit que si l'établissement utilise déjà le module « SIECLE Notes ».

  • De retour sur la page d'accueil, l'écran reprend ces mêmes informations, mais l'état (ouvert ou fermé) ne peut être changé (bouton grisé).

  • Suite à la bascule (changement d'année scolaire effectué pendant l'été), les téleservices sont par défaut fermés pour tous les établissements, les comptes (élèves et responsables) restant pour leur part actifs.

Conseil

Si l'établissement souhaite uniquement créer des comptes pour l'ENT, il n'est pas nécessaire de sélectionner les téléservices nationaux ou académiques qui sont mis à disposition.

Paramétrage

Attention

Pour des raisons de sécurité et de performance, une base de données « Téléservice » est mise en place pour le second degré pour stocker les informations accessibles aux responsables. Cette base est alimentée par une opération appelée réplication : permet de récupérer des données de la base administrative de gestion des élèves SIECLE puis de les injecter dans la base de données « Téléservice ».

Cette opération de réplication, exclusivement réservée au domaine "Paramétrage" (ENT et courrier de notification, Lien de contact établissement, Liens utiles et Consultation LPC) est exécutée toutes les nuits, et de ce fait, toute modification du domaine "Paramétrage" est effective à partir du lendemain : les données accessibles par les responsables et les élèves ont 1 jour de décalage.

Le "message d'accueil" n'est pas soumis à la réplication. Toutes les modifications effectuées au niveau du message d'accueil sont visibles instantanément côté portail scolarité services pour les responsables légaux et les élèves.

Message d'accueil

Le sous-menu Message d’accueil permet à chaque établissement de personnaliser son message d'accueil qui sera affiché à la fois sur la page de l'élève et du responsable dans « Scolarité services ».

Ce message limité à 2000 caractères peut être mis à jour à tout moment, quel que soit l'état (ouvert/fermé) de chacun des téléservices.

Pour saisir un lien hypertexte, il suffit de sélectionner le texte à mettre en lien, puis taper le lien dans la case "http".

L'aperçu à droite permet de visualiser le « rendu » de la saisie et de voir ce que les responsables et l'élève verront dans « Scolarité services ».

Attention

Si l'établissement souhaite mettre en place un message aux usagers sur la page d’accueil du portail "Scolarité Services, il est important que ce message explique le but du portail scolarité services (ex : permet aux élèves et aux responsables légaux de gérer leur compte ENT....)

ENT et Courrier de notification

Ce sous-menu propose toutes les options pour le type de courrier. Ainsi, les courriers de notification envoyés aux responsables et aux des élèves peuvent être différents en fonction du choix qui est sélectionné.

AttentionChoix des options

Téléservices : si cette option est sélectionnée, les courrier de notification à destination des parents et des élèves proposera comme adresse internet https://teleservices.ac-lille.fr (Cette option doit être sélectionnée si l'établissement ne dispose pas d'un ENT).

Mixte ENT/Téléservices : si cette option est sélectionnée, les courrier de notification à destination des parents et des élèves proposera comme adresse internet https://teleservices.ac-lille.fr. Cependant sur le portail scolarité services un lien direct vers l'ENT sera proposé aux responsables et aux élèves sous la forme du RNE de l'établissement (cette option n'apporte pas de confort pour les usagers et ne doit pas être utilisée)

ENT seul : deux options sont proposées :

- Lien ENT prédéfini, si cette option est sélectionnée, les courrier de notification à destination des parents et des élèves proposera comme adresse internet celle de l'ENT de votre établissement (cette option est fortement recommandée si l'établissement dispose d'un ENT).

Pour cela, il suffit de sélectionner le RNE de votre établissement dans la liste proposée et de valider votre choix. Ce choix va engendrer dans le portail Scolarité Services une entrée "ESPACE NUMÉRIQUE DE TRAVAIL" pour les élèves et les responsables légaux.

Vous avez aussi la possibilité de visualiser le courrier de notification pour les responsables et les élèves avant génération en cliquant sur "Visualiser le courrier"

- Lien ENT spécifique à l'établissement, si cette option est sélectionnée, les courrier de notification à destination des parents et des élèves proposera comme adresse internet celle qui a été saisie dans l'interface. L'adresse saisie peut être vérifiée à l'aide de la flèche « Aperçu du lien » à droite du champ de saisie. Ce choix va engendrer dans le portail Scolarité Services une entrée "ESPACE NUMÉRIQUE DE TRAVAIL" pour les élèves et les responsables légaux.

Vous avez aussi la possibilité de visualiser le courrier de notification pour les responsables et les élèves avant génération en cliquant sur "Visualiser le courrier"

ExempleCourrier de notification pour un responsable.

Ci-dessous, le cas d'un compte responsable non activé : l'identifiant et un mot de passe provisoire sont indiqués dans le corps du document ; la procédure d'activation pour le compte responsable est décrite au bas du courrier.

Ci-dessous,le cas d'un compte responsable déjà utilisé ou d'une « continuité d'accès » : seul l'identifiant est rappelé dans le corps du document, le mot de passe choisi par le responsable est conservé mais n'est pas communiqué pour des raisons de sécurité

Exemple

Ci-dessous, le cas d'un compte élève non activé : l'identifiant et un mot de passe provisoire sont indiqués dans le corps du document ; la procédure d'activation pour le compte responsable est décrite au bas du courrier.

Ci-dessous,le cas d'un compte responsable déjà utilisé ou d'une « continuité d'accès » : seul l'identifiant est rappelé dans le corps du document, le mot de passe choisi par le responsable est conservé mais n'est pas communiqué pour des raisons de sécurité

ExempleExemple de la page d'accueil « Scolarité services » pour un responsable

L'élève aura aussi l'entrée ESPACE NUMÉRIQUE DE TRAVAIL afin d'accéder à l'ENT de son établissement.

Lien de contact établissement

Ce sous-menu permet à l'établissement de déclarer la boîte mail dans laquelle il recevra les messages venant des responsables. Notez que les élèves ne pourront pas contacter l'établissement via l'interface téléservices.

La liste déroulante propose toutes les adresses courriel de l'établissement définies dans le module Commun ("Scolarité du 2nd degré"), menu Paramètres généraux. Si aucun courriel n'est défini, la liste déroulante ainsi que le bouton « Valider » sont grisés.

L'établissement choisit d'offrir ou non cette possibilité de communiquer en sélectionnant le lien de contact « Actif » ou « Non Actif ». Le responsable verra alors un lien « Contact » sur sa page d'accueil dans l'application téléservices.

Exemple

En cliquant sur le lien "Contacter l'établissement", un formulaire de saisie est proposé au responsable connecté.

Ci-dessous les informations de contacts pour l'établissement.

Dans le cas où l'option choisie est « Actif », la page affiche en plus de l'adresse de l'établissement et de son téléphone l'adresse de messagerie sélectionnée.

NB : Toute création ou mise à jour du lien de contact dans « Scolarité services » est effective à partir du lendemain.

Liens utiles

Ce sous-menu permet au chef d'établissement de définir des liens qui seront affichés sur la page d'accueil des téléservices pour les élèves et leurs responsables. Les liens sont affichés dans l'ordre où ils ont été créés.

Complément

Ce bouton permet d'ajouter un lien.

Permet de tester le lien en ouvrant un nouvel onglet.

Permet de modifier le lien : le libellé du lien et l'URL. Ne pas oublier de cliquer sur "Valider" pour que les modifications soient prises en compte. Voir exemple ci-dessous :

Permet de supprimer le lien. Une confirmation via une pop-in sera demandée avant la suppression.

ExempleVision côté responsable et élève via le portail scolarité services
Attention

Toute création ou mise à jour des liens utiles est effective à partir du lendemain.

Consultation LPC

Ce sous-menu permet de modifier le nombre de jours entre la saisie et la publication. Cette modification n'est possible que si l'établissement a activé le téléservice "consultation du livret personnel de compétences".

Au minimum la valeur est de 2 jours au maximum la valeur est de 365 jours.