Processus de changement d'année 2016-2017

Cette partie contient des points de vigilance à destination des administrateurs ENT et de la direction de l'établissement. Même si certaines tâches sont automatisées, il est important de les consulter pour garantir le bon déroulement du processus de changement d'année.

Toutes les rubriques archivées en cours d'année sont définitivement supprimées.

Bonnes pratiques : vérifier dans la rubrique « Corbeille » que toutes les données présentes sont bien candidates à une suppression définitive. Dans le cas contraire, restaurer les données des rubriques concernées vers les rubriques adéquates

L'archivage de fin d'année déplace dans la corbeille les rubriques de classes de l'année N et les rubriques temporaires. Ce qui est déplacé sera conservé une année entière jusqu'au passage de la purge (fin août 2017).

Ce processus génère également, pour l'ensemble des cahiers de textes de classes, un fichier zip placé dans la rubrique « Archives des cahiers de textes ». Enfin l'archivage de fin d'année intègre l'archivage des cahiers de textes personnels des enseignants.

Cette opération consiste à :

- supprimer les données de vie scolaire de l'année N (dates d'ouverture et de fermeture, alternances, services d'enseignement, cours et remplacements). Les séances ne sont pas supprimées ;

- Supprimer les groupes d'option générés par l'import emploi du temps ;

- Supprimer les bilans d'import (AAF, CSV, et emploi du temps) ;

- Supprimer les fichiers d'identifiants (CFA, établissements agricoles, etc...).

Remarque sur les groupes libres 

Les groupes libres ont soit une durée de vie illimitée, soit une durée de vie limitée à l'année scolaire. Le traitement de changement d'année intègre la suppression des groupes libres qui expirent en fin d'année scolaire.

Déroulement de la suppression des groupes libres

1. Un message d'avertissement sera envoyé fin juin à tous les gestionnaires de groupes à durée de vie limitée à l'année scolaire. Le message reprend les groupes qui seront supprimés et pour chaque groupe, propose un lien pour modifier la durée de vie de ce groupe dans le cas où le gestionnaire ne souhaiterait pas qu'il soit supprimé.

2. Un second message d'avertissement peut être transmis quelques jours avant le changement d'année.

3. Suppression définitive des groupes concernés à la date convenue.

Un message d'information présentant une synthèse des groupes supprimés est transmis à chaque gestionnaire concerné.

La liste des groupes libres supprimés ne contient pas les groupes pédagogiques créés par les logiciels d'emploi du temps (source emploi du temps). Ces groupes sont supprimés dans tous les cas comme durant les changements d'année précédents.

Le 25 août 2016, une première importation des données de l'annuaire fédérateur de l'année N+1 est effectuée.

Lors de cette importation, les élèves sont affectés à leur nouvelle classe et les rubriques des classes correspondantes à la nouvelle année sont générées.

Entre le 18 aout et la rentrée scolaire, l'accès à SN5962 est bloqué pour les parents et les élèves.

Cette opération consiste à importer les données nécessaires au fonctionnement du cahier de textes (emploi du temps et groupes d'options).

Cette action est à mener par l'administrateur d'établissement en collaboration étroite avec le responsable de l'emploi du temps.

Rappel : la présence seule d'enseignants et de services d'enseignement dans l'annuaire n’entraîne pas la création de rubriques classes dans l'ENT (afin d'éviter que des rubriques classes de l'année précédente ne soient créées par erreur, dans le cas où certains enseignants seraient encore affectés en début d'année N+1 à une classe de l'année précédente).