Fiche Élève

Recherche et MAJ

Avant de créer une fiche élève, il est nécessaire de faire une recherche dans la base SIECLE

AttentionDans le cas d'une mise à jour de fiche élève

Il est important de garder l'identifiant national ou INE que l'élève avait précédemment (au cours de l'année précédente ou dans son établissement antérieur). Ne pas respecter ce point va générer la création d'un nouvel identifiant dans l'annuaire ENT, ce qui est susceptible de supprimer le compte (élève ou parent) créé pour l'accès à SN5962 et aux Télé-services (Notes, OBII, Télé-inscription...).

De même, il est nécessaire de vérifier les informations saisies dans les fiches responsables. Le nom et le prénom sont obligatoires. Bien spécifier légal 1, légal 2 et responsabilité financière. Le légal 1 et le légal 2 seront également les détenteurs d'un compte pour l'accès aux Télé-Services et de l'ENT5962 (pour la consultation des notes, par exemple).

AttentionINFORMATION IMPORTANTE

Certaines saisies (ou absence de saisie) sont bloquantes pour l'ENT.

Ex. Le nom et le prénom du responsable sont nécessaires à l'ENT pour la constitution d'une adresse mail.

Ex. Le caractère « - » entraîne un rejet de l'élève. Il ne sera donc pas présent dans l'ENT.

Il est très important de ne pas ajouter de commentaires à la suite des noms et prénoms des responsables. Cela aura pour conséquence d'avoir un login constitué du nom, prénom et commentaires. Idem pour la création de la boite mail ! ! !

Afin d'éviter toutes problématiques liées aux comptes des responsables, il est conseillé d'utiliser les majuscules et sans accent.

Remarque :

Si vous constatez cela et que les comptes parents n'ont pas encore été communiqués, il serait souhaitable de modifier la ou les fiches responsables et contacter votre BAIP afin que la modification soit prise en compte au niveau de l'ENT SN5962.

ComplémentLes fichiers de rejets ENT

Suite à de mauvaises saisies dans le système d'information (ex : SIECLE...), il y a des fichiers de rejets qui sont envoyés aux administrateurs de l'ENT.

Vous trouverez ci-dessous les différents cas : (Ne prendre en compte que la colonne AAF)

Cas de rejets ENT

ConseilCONSEIL

  • Pour les passages de Collège en Lycée et pour les élèves y participant, il faut éviter de saisir une fiche avant les résultats de l'affectation (à l'issue de ces résultats, il est alors possible d'importer directement les élèves en provenance de la Base Académique des Affectations,
  • Concernant les fratries, et afin d'éviter dans la mesure du possible la création de doublons (préjudiciable au bon fonctionnement des comptes dans l'ENT), il est préférable, avant de tenter de créer un responsable, de rechercher systématiquement son existence par l'option ‘chercher'. Voir Doublon Responsable

Sortie d'un élève

La transmission des données élèves entre établissements est très importante car elle permet à ces élèves d'avoir accès à l'ENT de leur établissement de rattachement. On constate, dans certains cas, que des élèves sont en double au niveau de la BEA (Base Élèves Académique). La raison est qu'un établissement n'a pas déscolarisé le ou les élèves en question.

Démarche :

RemarqueREMARQUE

Si vous connaissez la destination de l'élève dans l'académie, il est nécessaire d'utiliser la procédure d'exportation de la fiche informatique via SIECLE (voir Exporter dossier élève) afin que les données de celui-ci soient intégralement transmises à l'établissement d'accueil.

Doublon Responsables

La présence de doublons parmi les responsables revient à enregistrer plusieurs fois les mêmes parents d'une fratrie donnée dans votre base SIECLE.

Outre que ces doublons peuvent perturber le fonctionnement des éditions et listes, ou le paiement des reversions des Bourses, ils peuvent être très pénalisants dans le cadre de l'attribution des comptes de connexion à l'ENT ou aux Télé-services par les parents eux-mêmes puisqu'ils ne permettent pas un lien univoque élève-responsable. Dans certains cas la présence de doublons responsables risque de générer des rejets bloquants pour la création des comptes parents.

Il est donc important et primordiale de supprimer les doublons au niveau de la base SIECLE.

Pour cela, il suffit de cliquer sur "Doublons Responsables" au niveau FICHES ÉLÈVES de SIECLE et de lancer une recherche (voir ci-dessous)

RemarqueREMARQUE

Une partie de ces doublons est créée automatiquement, et sans que vous puissiez immédiatement les identifier, par les procédures de réception des affectations ou par l'importation d'élèves en provenance d'un autre établissement de l'académie.

ConseilCONSEIL

Veuillez donc, à l'issue de ces traitements, vérifier et corriger, le cas échéant, les responsables excédentaires en cochant les cases :

AttentionATTENTION

la rectification des données d'un ou plusieurs responsable(s) doit être faite en vérifiant les liens avec les élèves rattachés si une procédure de création de compte pour l'ENT ou les Télé-services a été initiée dans votre établissement, au risque sinon d'entraîner la suppression des comptes saisis ou de casser le lien élève-responsable.

Remarque

Dans le même ordre d'idée, cette rectification doit avoir pour but de réattribuer tous les enfants dont il a la charge à un responsable donné.

Modifiez donc les fiches en fonction de la vérification des élèves rattachés.

ConseilLors de la mise à jour d'une fiche élève

Essentiellement lorsqu'il s'agit de créer la sœur ou le frère d'un élève déjà existant dans l'établissement, il est impératif de s'assurer que le parent n'existe pas déjà dans votre base avant d'en créer un nouveau (c'est à dire de le recréer).

Dans l'onglet ‘Responsables' (légal 1, légal 2, financier et correspondant), il est toujours possible d'appeler un écran de contrôle pour rechercher les responsables déjà crées pour un nom ou un prénom donné :

Vous pouvez aussi créer un responsable. Si ce dernier existe, une information apparaîtra en orange vous informant la présence du responsable dans la base SIECLE. Il restera à confirmer ou non la création comme ci-dessous.